Vị trí tuyển dụng dự án ILRI: Trợ lý hành chính – Văn phòng Hà Nội (ngày kết thúc 12 tháng 7 năm 2016)

Viện Nghiên cứu Chăn nuôi Quốc tế (ILRI) cần tuyển dụng Trợ lý Hành chính làm việc tại Hà Nội, Việt Nam. Vị trí này tồn tại để đáp ứng nhu cầu mở rộng danh mục các hoạt động nghiên cứu và quan hệ đối tác tại Việt Nam. Người đương nhiệm sẽ làm việc trực tiếp dưới sự giám sát của Giám đốc Văn phòng và sẽ hỗ trợ hành chính cho các hoạt động của ILRI ở khu vực Đông và Đông Nam Á.

ILRI hoạt động để nâng cao vai trò của chăn nuôi trong con đường thoát nghèo ở các nước đang phát triển. ILRI là thành viên của Nhóm Tư vấn về Nghiên cứu Nông nghiệp Quốc tế (CGIAR), một đối tác nghiên cứu toàn cầu gồm 15 trung tâm làm việc với nhiều đối tác vì một tương lai an toàn thực phẩm. ILRI có hai cơ sở chính ở Đông Phi và các trung tâm khác ở Tây và Nam Phi, Nam và Đông Nam Á. www.ilri.org.

Trụ sở chính của Trung tâm được đặt tại Nairobi, Kenya và nghiên cứu được tiến hành tại 31 quốc gia ở Châu Phi, Châu Á và Châu Mỹ Latinh. Chúng tôi được hỗ trợ bởi Nhóm Tư vấn về Nghiên cứu Nông nghiệp Quốc tế (CGIAR) và nhận tài trợ từ hơn 50 nhà tài trợ khác nhau.

CGIAR là đối tác nghiên cứu nông nghiệp toàn cầu vì một tương lai an toàn thực phẩm. Khoa học của nó được thực hiện bởi 15 trung tâm nghiên cứu là thành viên của Hiệp hội CGIAR phối hợp với hàng trăm tổ chức đối tác. www.cgiar.org.

Trách nhiệm chính

Hỗ trợ Trưởng phòng trong các công việc sau:

1. Quản trị

• Gặp gỡ và chào đón khách đến văn phòng, trả lời điện thoại và đảm bảo trật tự của văn phòng;
• Chịu trách nhiệm về các thư từ đến và đi, bao gồm việc nộp và chuyển đến đúng người;
• Duy trì danh sách liên hệ văn phòng và danh sách đối tác;
• Quản lý hệ thống hồ sơ, hồ sơ tài liệu tại văn phòng;
• Liên hệ với chính quyền địa phương/nhà cung cấp/nhà thầu khi cần thiết;
• Soạn thảo thư từ, tài liệu, thư từ nếu được yêu cầu;
• Mua và bảo trì thiết bị và vật tư văn phòng với các dịch vụ và nhà cung cấp phù hợp Nghiên cứu và xác định các nhà cung cấp có liên quan cho các thiết bị và vật tư liên quan đến văn phòng;
• Dịch tài liệu/báo cáo và thư từ (tiếng Anh và tiếng Việt) và phiên dịch nếu được yêu cầu;
• Cung cấp hỗ trợ hậu cần cho hội thảo/khách du lịch/khách tham quan bao gồm chỗ ở khách sạn, thuê xe hơi, thị thực, bán vé và các hoạt động vận hành khác của văn phòng;
• Xử lý Giấy phép đi lại cho chuyến đi của nhân viên;
• Ghi biên bản trong các cuộc họp văn phòng và phổ biến sau khi phê duyệt.

2. Tài chính và các nhiệm vụ khác

• Quản lý tiền mặt nhỏ của văn phòng và chuẩn bị báo cáo chi tiêu tiền mặt nhỏ hàng tháng;
• Xử lý thanh toán cho các hóa đơn văn phòng, nhà cung cấp dịch vụ và lưu giữ biên lai;
• Đến ngân hàng/ cục thuế/ BHXH nộp hồ sơ;
• Xử lý thanh toán và các giao dịch khác với Ngân hàng, Dipserco hoặc cơ quan thuế theo yêu cầu;
• Phô tô các báo cáo tài chính hàng tháng và lưu trữ chúng;
• Hỗ trợ nhân viên chuẩn bị Báo cáo chi phí đi lại và xin phê duyệt;
• Theo dõi các khoản tạm ứng tiền mặt và giải phóng mặt bằng của họ;
• Chịu trách nhiệm quản lý tài sản / hàng tồn kho. Duy trì và cập nhật danh sách hàng tồn kho của văn phòng một cách thường xuyên;
• Thực hiện các nhiệm vụ khác mà Quyền đại diện vùng và các nhà khoa học có thể yêu cầu trong hoạt động quản lý dự án tùy từng thời điểm;
• Các nhiệm vụ khác theo sự phân công để hỗ trợ Giám đốc Văn phòng đảm bảo hoạt động của văn phòng và các dự án diễn ra trôi chảy.

Yêu cầu

• Bằng cử nhân quản lý kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan khác;
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc trong vai trò hành chính;
• Kỹ năng nói và viết tiếng Việt và tiếng Anh xuất sắc;
• Thành thạo các ứng dụng máy tính và kiến thức làm việc về internet và email;
• Cẩn thận, có tổ chức và linh hoạt;
• Sẵn sàng đi du lịch trong nước và khu vực;
• Thể hiện kỹ năng tổ chức tốt và khả năng làm việc dưới sự giám sát tối thiểu;

Điều khoản bổ nhiệm

Đây là vị trí Nhân viên được tuyển dụng trên toàn quốc (NRS) làm việc tại văn phòng ILRI Hà Nội, Việt Nam. Nó chỉ dành cho công dân Việt Nam. Vị trí này có hợp đồng 2 năm, có thể gia hạn tùy thuộc vào hiệu suất đạt yêu cầu và khả năng tài trợ.

Cấp độ công việc

Vị trí này là công việc cấp 1C. ILRI cung cấp gói phúc lợi và lương cạnh tranh.

Cách nộp đơn: Ứng viên nên gửi thư xin việc và CV giải thích sự quan tâm của họ đối với vị trí này, những gì họ có thể mang lại cho công việc và tên và địa chỉ (bao gồm cả điện thoại và email) của ba người giới thiệu am hiểu về trình độ chuyên môn và công việc của ứng viên kinh nghiệm cho Giám đốc, Nhân sự và Phát triển Tổ chức thông qua cổng thông tin tuyển dụng của chúng tôi http://ilri.simplicant.com/ vào hoặc trước ngày 12 tháng 7 năm 2016. Chức danh vị trí và số tham chiếu REF: AA/ Hanoi /06/2016 phải được đánh dấu rõ ràng trên dòng chủ đề của thư xin việc.

Chúng tôi cảm ơn tất cả các ứng viên đã quan tâm đến việc làm việc cho ILRI. Do số lượng đơn đăng ký, chỉ những ứng viên lọt vào danh sách sẽ được liên hệ.

ILRI không thu phí ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình tuyển dụng (đăng ký, phỏng vấn, xử lý hoặc đào tạo). ILRI cũng không quan tâm đến thông tin về tài khoản ngân hàng của người nộp đơn.

Để tìm hiểu thêm về ILRI, hãy truy cập trang web của chúng tôi tại http://www.ilri.org/

Để tìm hiểu thêm về cách làm việc tại ILRI, hãy truy cập trang web của chúng tôi tại http://www.ilri.org/ilricrowd/

ILRI là một nhà tuyển dụng có cơ hội bình đẳng.